給与明細をクラウド化するだけで負担が軽減！知っておくべき基礎知識を紹介
給与明細をクラウド化することの最大のメリットは、印刷・封筒・用紙代などが削減できます。 在宅勤務や県外勤務者に郵送する場合の切手代などの費用を抑える効果だけでなく、印刷や配布にかかる時間的なコストダウンにもなるのです。 用意する側の負担が減るだけでなく、雇用者側も時間や場所にとらわれず明細を確認できます。 フリーランスや副業をしている人たちは過去の収入に遡って確認できるため、電子明細は確定申告のときには便利です。
給与明細をクラウド化するだけで負担が軽減！知っておくべき基礎知識を紹介
給与明細の配布は毎月発生するものなので、クラウド化することで封入・配布ミスを防ぎ、負担も軽くなります。
給与明細は税金をいくら支払ったかも記載されているため、副業している人たちは確定申告で必要なので紛失する心配がありません。
紙でも電子ファイルでも明細を企業側が再発行することはできますが、賃金台帳は最後に記載された日から3年と保存期間が決まっているため、期間を過ぎた分は確認できなくなる可能性が高いのです。
給与明細をクラウド化することで雇う側と雇われる側、双方の負担を大幅に軽減できるのです。
給与明細を電子化するならクラウドが便利
給与明細計算システムは、従業員に対して発行交付する明細を電子化して、インターネット上で公開するシステムのことです。
従業員はアカウントにログインし、明細を参照し確認することになります。
電子化とは紙ベースではなく、電子データで記録を保存するというものですが、大別するとオンプロミス型とクラウド型の二つに分かれます。
オンプロミス型とは従来からあるタイプで、ベンダーから提供されたソフトを社内PCにダウンロードして独自のサーバーでデータを管理するというものです。
このタイプの給与明細システムは業務時間中に使用することが前提になります。
これに対してクラウド型給与明細システムでは、ソフトのダウンロードなどをする必要はなく、既に用意されているシステムを利用するという形になります。
このタイプが便利なのは、パソコンやスマホなどの端末さえ確保できていれば、いつでも必要なタイミングで明細を確認できることで、業務時間の縛りもありません。
給与明細のクラウドサービスの選び方
給与明細のクラウドサービスの選び方はどういった風にすれば良いのか、導入や運用の手間を考えた上で選ぶ必要があります。
これまでの神での給与明細だと紙や印刷する手間が必要でしたが、クラウドかすることにより、ペーパーレスで作業効率化やコスト削減化が図れるのです。
まずは選び方としては、運用の手間を削減できるものを選ぶのがおすすめといえます。
トラブル対応の管理や、運営全般の手間がかからない、そういったフォローがしっかりとしているところを選ぶのがおすすめです。
分からないことがあった場合の相談窓口などがあると、操作上の不安や故障の時にわかりやすいといえます。
現在使っている給与明細のソフトを呼ぶこむだけで良いものもあるために、簡単に給与明細を発行できるのが魅力です。
操作に慣れれば3分でデータを取り込めるようなサービスもあるために、操作が簡単なのかを明確にしておくと良いでしょう。
CSV出力に観桜な給料ソフトであれば、多くの場合対応可能ですがその点も考慮が必要です。
給与明細をクラウドにすれば配布が不要
毎月一度、給料明細を従業員分作成し、郵送または部署毎に配布する作業を行っていますでしょうか。
従業員の数が多ければ多いほど、これらの作業に時間がとられ、給料日前に担当者の業務負荷がおおきくなっている事もあるはずです。
こういった社内の事務作業には、できるだけ人も時間もかけたくない、というのが本音でしょう。
従業員分の給与明細を作成し、配布する作業をしなくてもよい方法にクラウド化があります。
それについてご説明します。
クラウドとは、ネットワークが繋がっていれば利用できるシステムサービス全般の事を指す言葉です。
従来、社内でシステムを使おうとした場合、ハードウェアを購入し、その中に必要なシステムを構築する必要がありました。
しかしこのサービスを利用すれば、ハードウェアやシステム構築をしなくても必要はシステムが利用できるという利点があります。
このサービスを利用すれば従業員に給与明細を配る必要はありません。
インターネット上のシステムの中に給与明細が出来上がるので、従業員はそれらを指定のデバイスから閲覧、または各々ダウンロードすれば良いからです。
サービスを利用し、給与明細作成にかかる作業負荷を削減しましょう。
給与明細をクラウドにすると再発行が激減
給与明細は紙だと発行や再発行に手間が掛かりますが、クラウドに移行することでそうした手間が激減するのではないでしょうか。
クラウドシステムの給与明細はまさに電子化に有効で、紙の保管場所が不要になったり、データを一元的に管理できるメリットが得られます。
また発行手続きが簡潔になりますし、再発行が必要な場合でも簡単に対応できるので便利です。
インターネット環境と対応する端末さえあれば給与明細が確認できるのは、非常に合理的で時代に合っているといえそうです。
端末はパソコンだけでなくスマートフォンやタブレットPCも対応ですから、給与明細を確認する側にとっても無駄がなくて快適です。
書類を作成したり封入、封緘から配送といった手間とコストもなくなるので、改めて合理的だといえますし、移行を検討しない理由はないと考えられます。
確かに最初は導入と定着が必要ですし、紙の書類が必要となればその手続きをしなければいけませんが、大部分がインターネットで完結するのはやはり魅力ではないでしょうか。
